España es seguramente el país de Europa que más horas dedica a las reuniones de trabajo… y más tiempo pierde en ellas. La única manera de que una reunión de trabajo sea eficiente es que jefes y empleados tengan claro el objetivo que se persigue con su celebración. De otra forma, los asistentes se verán inmersos en una serie de divagaciones profundas, que en la mayoría de los casos no les afectan y por tanto, no les interesan; lo que a su vez hará que se aburran y “desconecten” a las primeras de cambio. Veamos pues cómo convencer, a quienes son adictos a ellas, que pueden espaciarse en el tiempo y además acortarse para que sean más efectivas.
Eso sin olvidar nuestra ancestral falta de puntualidad. Cuando se asiste a una reunión y se solicitan 10 minutos de cortesía para empezar, ¿nadie cae en la cuenta de que son 10 minutos de falta de respeto a quien sí ha sido puntual? Corramos un tupido velo, y vayamos al grano.
¿Qué sentido tiene organizar encuentros cuyo resultado es más que previsible? Demasiado a menudo, tienen lugar reuniones de trabajo perfectamente prescindibles en el mundo de la empresa. Según publica CincoDías, Diego Vicente, profesor comportamiento organizacional de IE Business School, estima que entre ocho y nueve de cada diez reuniones son ineficaces. «Ocurre más de lo que desearíamos. Las reuniones son valiosísimas para las organizaciones, pero es muy importante que los convocantes se cercioren de que las que se celebren sean relevantes», declara al periódico económico.
Para Vicente, una reunión fracasa cuando tiene una agenda desconocida o que no se sigue, cuando no se respetan los tiempos ni la hora de salida y, lógicamente, cuando lo que se dice en ella no aporta. Aunque quienes estén convocados deben preparar el encuentro, asegurándose de ser capaces de dar los datos que se les pueda solicitar, la responsabilidad del éxito o fracaso de una reunión se centra en quien la convoca. De ahí que, si los encuentros que organiza un jefe determinado suelen ser intrascendentes, se deba sospechar de este. «El mediocre siempre trata de corresponsabilizar de sus decisiones a los demás. Hay quien usa las reuniones como una huida hacia adelante», comenta Diego Vicente a CincoDías.
Pero, ¿cómo convencer entonces a un superior para acortar las reuniones de trabajo? repasemos hasta una decena de consejos útiles a este respecto:
- Ordena tus pensamientos antes de presentarte ante tu jefe. Necesitas estar seguro de no ser el único que encuentra las reuniones largas y tediosas. Algunas personas tienen una predisposición a la aversión de cualquier tipo de reuniones y esto es un impedimento de su propia clase. Las reuniones deben ser formas productivas, interactivas y agradables de acercar a las personas. Si eso no es lo que está sucediendo, sino que en realidad solamente consumen el tiempo, entonces probablemente tengas razones para buscar que se acorten.
- Observa las reacciones previas y posteriores a la reunión. Haz tus propias observaciones. ¿Las personas llegan frecuentemente tarde? ¿Las personas están a tiempo, pero terminan hablando frivolidades mientras esperan la aparición del jefe o del presentador? ¿Ves personas que revolotean alrededor de la mesa luego de que la reunión se termina o los participantes mantienen los ojos ansiosamente en los relojes y salen disparados por la puerta al momento en que la reunión se cierra? Y la evidencia más poderosa, ¿las personas dicen que no toleran las largas reuniones a las que están sometidos?
- Haz un estudio sobre cómo se pueden hacer más efectivas las reuniones. Quizás algunos buenos ejemplos de estrategias para buenas reuniones te ayudarán a presentar un punto válido cuando busques convencer a tu jefe de tener reuniones más cortas. Esto puede archivarse en el estudio de fondo de las mejores formas de llevar a cabo una reunión. Las estrategias pueden diferir según la industria, prácticas del lugar de trabajo y los requerimientos de los equipos de trabajo, pero hay algunos elementos básicos para hacer una reunión más eficiente y que consuma menos tiempo:
Concéntrate en maneras de reducir las reuniones que consuman tiempo y en cómo tener reuniones más cortas en lugar de largas. Este enfoque puede ser una buena manera de comprometerse con un jefe que expresa su preferencia por reuniones periódicas. Puedes sugerir que solo una o dos de estas reuniones sean largas, mientras que el resto sean solo para ponerse al día o hacer una evaluación. - Medita sobre quién necesita estar realmente en las reuniones. Nuevamente, la tradición puede determinar que más personas de las que realmente sean necesarias terminen en la reunión. Mientras más personas, más prolongada es una reunión.
Socializar en el trabajo se oculta frecuentemente bajo el disfraz de las reuniones. El gurú de la administración, el difunto Peter Drucker, una vez comentó que «o se asiste a una reunión o se trabaja; nadie puede hacer las dos cosas al mismo tiempo». Tal vez debas hacer un estudio sobre las formas de vincular al equipo que no impliquen reuniones, pero que aun así satisfaga el deseo de congregarse, como aperitivos y bebidas al mediodía del viernes. Es mucho mejor llamar a la socialización por su nombre, en lugar de esconderla bajo la fachada de reunión de oficina.
Segunda entrega: miércoles 9 de noviembre.