Cuando pensamos en la comunicación interna que queremos para nuestra empresa, nos imaginamos un lugar en el que diferentes mensajes fluyen con facilidad. En el que todo el mundo participa, porque se siente motivado, y se valoran los esfuerzos que se realizan en este sentido desde la dirección.
Luego analizamos la realidad de muchas empresas, y nos damos cuenta de que la comunicación interna es la eterna olvidada. La dirección no sabe cómo ponerla en marcha, ni qué acciones llevar a cabo para implementarla. Y por otra parte, los empleados no confían en su utilidad.
Si algo he aprendido en estos años que llevo en activo es que la comunicación interna se debe incentivar tanto o más que la externa o el marketing, ya que es una herramienta muy eficaz para conseguir el éxito de nuestra estrategia de negocio.
A menudo, las acciones de comunicación interna dependen del director de recursos humanos o la dirección general. Desde mi experiencia, esta organización tradicional impide la comunicación participativa y colaborativa. No convierte a los empleados en actores ni fomenta el compromiso. Pocas personas se atreven a ser ellas mismas cuando saben que sus comentarios llegarán directamente al buzón de correo del director general.
Para que los empleados se involucren activamente en la comunicación interna debemos tener en cuenta cinco aspectos: en primero lugar, solicitar expresamente el compromiso del equipo.
«La comunicación interna es la eterna olvidada: la dirección no sabe cómo ponerla en marcha»
Hacerles saber que se les necesita, y explicarles las ventajas que la comunicación interna les reportará, para que no la consideren un lastre. Incluirla dentro de los objetivos anuales, al igual que se hace con otros departamentos, como ventas o producción.
En segundo, trabajar el contenido. A menudo, me encuentro con empresas que solo informan de lo que los directores consideran importante. Sin tener en cuenta lo que opinan sus empleados. Esto es un gran error.
Se debe buscar contenido relevante e interesante, que despierte la curiosidad de los equipos. Preguntarles, investigar sobre sus necesidades y preferencias. Pasarles encuestas, o simplemente reunirse con ellos a la hora del café, y escuchar sus comentarios.
En tercer lugar, utilizar todas las herramientas a nuestro alcance. Al igual que hay una aplicación para cada necesidad, hoy por hoy existen muchas herramientas que allanan el camino a los responsables de comunicación interna.
Con los nuevos modelos laborales en los que prima el teletrabajo y la movilidad, es preciso asegurarse de que el mensaje llega a todos, estén donde estén. Ya sea a través del correo electrónico, para las personas que disponen de ordenador; de pantallas táctiles, situadas en zonas comunes de lugares como fábricas; e incluso tabletas, para trabajadores que se encuentran en ruta, como los transportistas.
¿Lo mejor? Que todos esos canales pueden gestionarse desde un solo lugar, lo que unifica y ahorra tiempo.
«Se puede ir más allá de informar sobre los resultados económicos, y proponer temas de interés para todos»
El cuarto aspecto es incorporar el juego en la estrategia de la dirección. La mayoría de empresas a las que ayudamos han intentado conseguir una buena comunicación dentro de la empresa, con los mismos temas: resultados económicos, y nombramientos y felicitaciones a los padres y madres.
No es que no se pueda hablar de esto, pero se puede ir más allá, y proponer otros temas, como compartir hechos divertidos del día a día. O crear grupos de intereses, como, por ejemplo, el cine, las series, el deporte, etcétera.
En mi propia empresa he comprobado que la “gamificación” tiene un gran poder y ayuda a conseguir determinados objetivos empresariales. Se puede utilizar en la comunicación interna y proponer retos a los empleados; seguro que responden a los desafíos.
Y por último, analizar constantemente para mejorar. Como responsable de marketing, los análisis me resultan extremadamente útiles para alcanzar mis objetivos. Cada estrategia que lanzamos es evaluada para conocer su eficacia y analizar posibles mejoras.
Encuestas, entrevistas personales, auditorías, análisis de las ausencias, etcétera. Todos estos datos y otros muchos ayudan a valorar la efectividad de nuestra comunicación y nos permiten hacer los cambios necesarios para mejorar.
En resumen, un plan de comunicación interna implica varias palancas que deben ser activadas con creatividad y apertura, sin discriminar a nadie y poniendo al equipo en el centro de la ecuación.
Nuria Soler es directora de marketing de Steeple.