Con un panorama económico como el actual, con el aumento de los costes de la energía, la inflación y las reticencias de los consumidores a gastar dinero, no pocas empresas españolas ven peligrar su futuro. Todo el mundo quiere crecer, pero en estos tiempos de volatilidad económica es más difícil.
Para la gran mayoría de las empresas es imperativo buscar nuevas formas de optimizar sus operaciones. Sin embargo, a menudo, hasta que no se produce una crisis no se pone de manifiesto qué decisiones han sido acertadas y cuáles no. De hecho, en mi opinión, los momentos difíciles pueden ser un buen caldo de cultivo para el éxito futuro, siempre que se aproveche el tiempo para revisar los procesos ineficientes, que están agotando los recursos de la empresa, y para poner en marcha herramientas que aumenten el control y la previsibilidad del gasto. La digitalización de la gestión de los gastos es una forma sencilla de aumentar el control sobre la economía de la empresa y favorecer una buena rentabilidad.
Un departamento financiero moderno debe desempeñar un papel fundamental en la estrategia de negocio de su empresa, y debe centrar sus recursos en la recopilación de datos; y a partir de ellos, realizar análisis que permitan a la empresa llegar a los clientes adecuados, fijar los precios correctos, invertir en los mercados adecuados, calcular los riesgos; en definitiva, contribuir al crecimiento.
Pregúntese qué procesos requieren actualmente una gran cantidad de recursos. Sobre todo, en lo que a procedimientos estándar se refiere; como las compras, la contabilidad o los recursos humanos. Y analice qué soluciones digitales podrían agilizar dichas operaciones.
«La digitalización de la gestión de los gastos es una forma sencilla de aumentar el control sobre la economía de la empresa y favorecer una buena rentabilidad»
Las herramientas digitales y un asesoramiento externo pueden allanar el camino hacia una mejor gestión de los gastos y, por tanto, una visión general de los costes de la empresa más amplia. Para Pleo es importante que las empresas optimicen sus procesos de forma sostenible y aprovechen las numerosas oportunidades que ofrece la digitalización. Tareas como el control de costes o las aprobaciones deben ser operaciones fluidas; y las empresas necesitan soluciones que permitan a los directores financieros ver los datos e información en tiempo real y ser capaces de escalar a medida que el negocio crece.
La digitalización de la gestión de los gastos permite a las empresas ahorrar costes de forma directa porque aporta mayor visibilidad sobre los gastos y una previsión de los mismos más precisa. Y así, el tiempo que se ahorra el departamento financiero es tiempo que puede invertir en cuestiones más estratégicas que garanticen el crecimiento del negocio a largo plazo.
Con un sistema moderno de gestión de gastos, los empleados pueden registrar los gastos ellos mismos a través de aplicaciones digitales fáciles de usar, o de forma automática con tarjetas de empresa vinculadas, al tiempo que se generan y recopilan grandes cantidades de datos importantes en tiempo real. Esto permite al departamento financiero centrarse en el análisis de los datos y en impulsar la rentabilidad del negocio, en lugar de buscar y recopilar tiques.
Se pueden tomar fotos de los recibos con el móvil, vincularlos a la transacción correspondiente y añadir comentarios. De este modo, los desembolsos no tienen que editarse a posteriori, y los departamentos contables obtienen toda la información de forma rápida y sencilla, además de tener la certeza de que la información es precisa. Al mismo tiempo, obtienen una visión en tiempo real de los gastos de la empresa, por lo que no hay sorpresas a final de mes cuando llegan todos los gastos de los empleados.
«Con un sistema moderno de gestión de gastos, los empleados pueden registrarlos por sí mismos a través de aplicaciones digitales fáciles de usar, o automáticamente con tarjetas de empresa vinculadas»
Además, las empresas tienen la oportunidad añadida de trabajar mano a mano con su personal para garantizar que los llamados pagos de bolsillo formen parte del pasado y no tengan un impacto en el bienestar mental de sus empleados. Según un reciente estudio de nuestra firma, en España, los empleados se ven obligados a reclamar a su empresa más de 5.000 euros de media en gastos al año, lo que les provoca estrés e incertidumbre sobre cuándo se les reembolsará. Sin embargo, con la solución de gastos adecuada, las empresas pueden eliminar este problema.
En el marco de la gestión de los gastos, es necesario reducir algunos de ellos para garantizar que la empresa salga bien parada de la crisis. Por ello, aconsejo a las empresas que revisen sus procedimientos de reporting interno y se aseguren de que cuentan con las herramientas digitales adecuadas. Para que el departamento financiero pueda dedicarse a la estrategia y la planificación que ayudarán a crear un crecimiento sostenible y a largo plazo.
Álvaro Dexeus es director general de Pleo para el sur de Europa.