Hablábamos el pasado sábado 5 sobre la inutilidad de reuniones de trabajo vacuas o sencillamente innecesarias. De hecho, el gran gurú de la gestión y el management, el difunto Peter Drucker, comentó en cierta ocasión que «o se asiste a una reunión o se trabaja; nadie puede hacer las dos cosas al mismo tiempo». Así que continuemos con el repaso de argumentos «de peso» para convencer a los reunidos de que lo más inteligente es acortar la duración de la misma… y pensárselo bien antes de volver a convocar otra reunión.
Estabámos repasando hasta una decena de consejos útiles para poner un poco de cordura entre tanta reunión aburrida y prescindible, o al menos acortable:
Piensa en algunas ideas para mejorar su utilidad. Serás más persuasivo si presentas soluciones interesantes para lograr reuniones más breves que si simplemente te quejas de la interrupción de tu meditación diaria por la duración de las reuniones. Usa los resultados del estudio del paso previo para que puedas personalizar algunas ideas y hacer las reuniones del lugar de trabajo más efectivas y menos largas. También puedes ajustar ideas específicas a tu lugar de trabajo; algunas ideas útiles son: pedir que no asistan quienes no contribuyen por desconocimiento del área o por desinterés; evitar aquellas reuniones que simplemente refrendan una decisión que ya se haya tomado; programar horarios definitivos y empezar puntualmente; no permitir que los participantes a la reunión se pongan demasiado cómodos…
Considera los errores o posibles mejoras en el procedimiento. Observa los elementos negativos y positivos del estilo del superior que convoca las reuniones. Una de las claves de la gestión positiva (‘managing up’) es centrarse en las fortalezas, descubrir las formas en las que puedes ayudar a hacer que brillen más, mientras que sutilmente lo disuades de sus debilidades. Por ejemplo, tu jefe puede estar convencido de que es perfectamente correcto improvisar en una reunión, pero como resultado de la falta de una agenda, las reuniones tendrán una tendencia a la divagación. Sin embargo, tu jefe aparenta ser muy bueno para ir al meollo del asunto a través de los aportes de otros. Esto te permite tratar de encontrar una manera de presentar una agenda a todos los asistentes para mantener los temas en marcha, afirmando que ayudará a cada uno a controlar una reunión.
Lo cortés, no quita lo valiente: sé respetuoso pero directo. Puede ser retador tocar un tema en el que se supone que tu jefe es la autoridad y la última palabra, pero el corazón débil nunca ganó nada, así que prepárate. Empieza explicando que aunque aprecias la oportunidad de estar con otros para discutir en el lugar de trabajo, estás preocupado de que la cultura de reunión parezca a favor de las reuniones muy prolongadas. Explica brevemente cómo esto te impacta a ti y a algunos compañeros de trabajo con los que has hablado. Expresa tu deseo de tener reuniones más cortas para que tú y tus compañeros tengan más tiempo para terminar el trabajo. En este punto, sé educado y pregúntale a tu jefe si está interesado en escuchar algunas de las ideas que has investigado sobre las maneras de hacer las reuniones más dinámicas y breves. Toma en cuenta la respuesta de tu jefe.
Sugiere la eficacia de una reunión mejorada puede ser un objetivo en sí misma. Si hay algo con lo que quien decide cómo y cuándo se hacen las reuniones estará de acuerdo es con las buenas ideas: aprovecha la iniciativa para hacer cualquier cosa que puedas para ayudar. Demuestra tu disponibilidad de llevar a cabo tus ideas y te permite monitorear el progreso. Acepta cualquier sugerencia acerca de reducir los tiempos de la reunión y llévalas a cabo. Ofrece desarrollar un bosquejo de una política de reuniones o un enfoque de prueba que incorpore las ideas que tu jefe acordó contigo. Lo bueno de ofrecer hacer esto es que obtienes algo de libertad para ser creativo durante su desarrollo, porque se trata solo de un «bosquejo» y, de cualquier manera, tu jefe está de acuerdo.
Observa las diferentes alternativas de reuniones. Son interminables y, de nuevo, dependen de las necesidades del lugar de trabajo, pero algunas ideas incluyen: hacer llamadas de teléfono o Skype, obtener retroalimentación usando encuestas en línea, tener eventos divertidos después de las horas de trabajo, enviar actualizaciones por correo electrónico o intranet, usar pizarras de anuncios… Si necesitas un aporte para una idea, una forma de evitar una reunión es dejar una pizarra en blanco en una oficina abierta para la lluvia de ideas, permitiendo a los empleados entrar y salir cuando más les plazca durante el día. Esto descarga el tiempo de reunión y es bueno para los empleados más reservados cuyas ideas pueden pasar desapercibidas.
Rastrea los resultados de las medidas para acortar las reuniones. Para ayudar a ver que las reuniones son más cortas y, como resultado, la productividad y creatividad se han beneficiado, ofrece rastrear los resultados. Mantén información sobre la cantidad de reuniones hechas antes y después, así como información sobre la duración y el nivel de satisfacción de los asistentes y empleados en general. Haz uso de las herramientas de encuesta y cuadros o gráficos para recopilar esta información fácilmente. De nuevo, esto no significa ser una carga, solo haz lo necesario para probar de que el tener menos reuniones está beneficiando a todos. Reunir la suficiente información relevante podría tomar algunas semanas o meses, dependiendo del tipo de trabajo que tu centro haga. Mantén a tu jefe enterado para que sepa que no te estás descuidando.
Presenta los resultados y cualquier información relevante al superior que convoca las reuniones y al resto de participantes para reforzar este intento de acortarlas. Demuestra cómo las reuniones cortas han mejorado la moral del personal, han aumentado la efectividad y han estimulado nuevas formas de enfocar el compartir de ideas e información. Y no te desanimes: comprende que cambiar la cultura de la empresa toma tiempo, pero con el apoyo de quien esté al mando y la evidencia de los beneficios, la frecuencia y duración de las reuniones empezarán a cambiar para mejor.