Desde mi experiencia, las organizaciones que son eficientes en su entorno de recursos humanos e impulsan el compromiso de sus empleados notan los resultados en la cifra de negocio. Y gracias a la utilización de un software de RR HH funcional y seguro, pueden interpretar, analizar y aplicar la información de negocio relevante conforme proceda para una toma de decisiones óptima.
Ahora bien, mi percepción particular es que, frente a grandes sistemas, complejos, pesados y rígidos, los responsables de este área deberían apostar por un software de RR HH modular y flexible, que les permita operar con más ligereza, más agilidad y todas las garantías de seguridad posibles. Que facilite la integración con otras aplicaciones, que sea fácil de implementar y cuyo manejo sea sencillo e intuitivo.
Dicho esto, se me ocurren algunas cuestiones clave que hacen que impacte de forma positiva sobre el negocio. Comenzando por un acceso sencillo a la información. Encontrar el dato y extraer con facilidad el conocimiento que encierra es un activo importante para cualquier organización. Con un software de RR HH adecuado se tarda menos en encontrar la información necesaria, por lo que los plazos de respuesta y ejecución de los procesos se acortan.
Y saber que los datos son precisos y actuales, también proporciona la confiabilidad necesaria para optimizar la toma de decisiones.
También una incorporación de nuevos empleados más eficiente. La manera en la que se recibe a un nuevo empleado es determinante para su futuro dentro de la compañía. Un software de recursos humanos permite implementar procesos de incorporación adecuados, haciendo que las contrataciones comiencen de la forma correcta. Además del ahorro de tiempo que supone para RR HH, la tecnología también impacta en positivo sobre compromiso y la fidelización del talento.
«Contar con datos precisos y actuales ayudar a optimizar la toma de decisiones»
Siguiendo por la mejora de la productividad. Sin datos consistentes sobre cómo está trabajando la gente en cada momento es difícil descubrir posibles ineficiencias. Un software de recursos humanos facilita la gestión de los horarios y partes de trabajo, así como el registro de la jornada laboral.
De ese modo, resulta más fácil saber cómo o en qué proyecto se está invirtiendo más tiempo. Saber en qué está trabajando cada equipo, cuándo y durante cuánto tiempo, les brinda a los gestores la información que necesitan para liderarlos de manera más efectiva.
Capítulo aparte merece la gestión inteligente de las ausencias.Pues permite a las organizacionesdefinir sus propios planes de ausencias para adaptarse a sus propias circunstancias. Si el software de RR HH utilizado incluye funciones internacionales, será más fácil gestionar los diferentes tipos de ausencias, sin importar en qué parte del mundo se encuentre o qué legislaciones deba cumplir.
Y proporciona la certeza de que los días festivos, las horas libres, los permisos retribuidos, las bajas o cualquier otro tipo de ausencia se ha contabilizado de forma correcta y legal. Algunos sistemas permiten también solicitar y aprobar ausencias desde cualquier dispositivo móvil.
Sin olvidar la identificación y corrección de problemas de desempeño.Ya que no solo facilita todo lo necesario para las revisiones de desempeño anuales, sino que permite llevar a cabo registros informales de forma regular. Así, los problemas que puedan surgir se identifican a tiempo y, se pueden abordar también antes de que puedan afectar a la productividad o al rendimiento, tanto individual, como colectivo.
Y por último, logra simplificar el cumplimiento normativo. Además de la salvaguarda y protección de los datos personales, ahora más que nunca, el departamento de Recursos Humanos debe tener en cuenta las responsabilidades de seguridad de los datos en curso, los cambios en el derecho laboral resultantes de la pandemia, los nuevos problemas de salud y seguridad de la Covid-19, las reclamaciones por despido injustificado…
«Para ser un auténtico socio de negocio, RR HH precisa tiempo para las tareas estratégicas»
El software ayuda a que se sigan los procedimientos correctos, y a mantener la trazabilidad y la salvaguarda correcta de los datos. También a cumplir con los requisitos GDPR para eliminar o anonimizar los datos cuando ya no sean necesarios.
En definitiva, creo que para que Recursos Humanos sea de verdad un auténtico socio de negocio necesita el tiempo suficiente como para dedicárselo a tareas más estratégicas. Un papel que le permita construir relaciones y comprender los verdaderos desafíos a los que se enfrenta la fuerza laboral. Y eso solo es posible si cuentan con la tecnología adecuada.
José Manuel Villaseñor es partner director de Cezanne HR España.