El principio de crear documentos de forma automática presenta oportunidades ilimitadas para todas las áreas de una empresa. Desde la emisión de contratos de empleados y el envío de facturas hasta el marketing por correo electrónico, un proceso correctamente integrado y aplicado tiene la capacidad de transformar la forma en que las empresas gestionan la administración y la comunicación. No obstante, hay desafíos a tener en cuenta, que nos detalla Connective. Una compañía de referencia en el sector de la gestión de transacciones digitales (combinando identidad digital, generación de documentos inteligentes y firmas digitales).
A pesar de que las ventajas son de gran alcance, la implementación de la automatización de documentos (al igual que con cualquier iniciativa de transformación digital) puede ser un proceso complicado. Esto es así con independencia del tamaño de la empresa o de los conocimientos técnicos de los empleados.
El desafío empresarial está en acertar a la hora de planificar de llevar a cabo la tarea; lo cual es siempre más sencillo de la mano de un proveedor experto.
Problemas más habituales
Según los especialistas de Connective, estos serían los cinco desafíos más comunes de la implementación de la automatización de documentos:
- Búsqueda y cotejo de documentos para la automatización.
La automatización pretende reducir el tiempo de búsqueda de documentos, pero cualquier proyecto de automatización también significa que para empezar es necesario cotejar esos documentos. No importa si los documentos están almacenados en papel o si son digitales, ambos pueden causar problemas. Puede ser difícil saber por dónde empezar si los sistemas para cubrir datos han cambiado o si los documentos almacenados digitalmente se guardan en diferentes unidades y carpetas. - Aumento del volumen de documentos.
La documentación es una parte inevitable de la gestión de cualquier empresa, y a medida que esta crece, también lo hace el número de documentos. Ese flujo constante y su complejidad son descritos por la AIIM (The Association for Intelligent Information Management) como un «caos de información». En su informe State of the Intelligent Information Management Industry, señala cómo las empresas esperan que el caos de información empeore. Los encuestados afirman que, en los próximos dos años, esperan que la cantidad de información que manejan aumente 4,5 veces desde el punto de partida actual. Para las empresas que buscan automatizar tanto los documentos como la gestión, el número cada vez mayor de documentos puede hacer que el proceso sea abrumador.
Automatización de documentos
- Gestión de múltiples versiones.
Aunque las empresas hayan hecho intentos de digitalizar la información, a menudo lo hacen con un enfoque de copiar y pegar. Además, si hay documentos duplicados, ¿cómo se sabe cuál de ellos contiene la información más actualizada y, por tanto, qué datos deben utilizarse en el proceso de automatización? Juzgar una copia electrónica por la fecha de su última modificación solo indica cuándo se actualizó, pero no verifica si esas modificaciones estaban realmente al día o si se tomaron de una versión aún más antigua. Esa ambigüedad puede ser increíblemente frustrante, por no hablar de la pérdida de tiempo. Sin embargo, es un reto al que se enfrentan casi todas las empresas. - Garantía de seguridad.
Tanto los documentos físicos como los digitales pueden acabar robados, perdidos o destruidos. Pero mientras que los documentos físicos pueden mantenerse a salvo con un candado y una llave, los datos almacenados digitalmente pueden manipularse a miles de kilómetros de distancia. Por tanto, cualquier iniciativa de automatización de documentos debe proporcionar a las empresas soluciones sólidas que garanticen que los datos sensibles están lo más seguros posible. En especial, si se almacenan en plataformas con base en la nube. - Resistencia al cambio.
Uno de los desafíos más olvidados de la automatización son las personas. El cambio asusta en el mejor de los casos, pero la «automatización» en el lugar de trabajo puede provocar una ansiedad innecesaria e incluso resentimiento. La resistencia a las nuevas formas de trabajo y los retos que esto puede suponer es algo para lo que las empresas tendrán que prepararse y tratar de antemano con los empleados.
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