Dentro de la oferta de servicios que Caralin Group ofrece a sus clientes figura el personal de centralita, las teleoperadoras o telefonistas para atender call centers creados ad hoc o con carácter más permanente. Pues cada vez más empresas optan por disponer de un servicio centralizado de llamadas.
Normalmente, el personal de centralita, las teleoperadoras o telefonistas se orientan a cubrir tres áreas básicas: captación de clientes, mantenimiento de los mismos y gestiones administrativas encaminadas a dar cobertura al resto de empleados y usuarios.
Por eso también existen telefonistas cuya función no es ya la de transmitir llamadas de forma mecánica, sino la de anotar solicitudes y recados y direccionar llamadas según su contenido. Por ejemplo, son imprescindibles en algunos servicios como los de atención al consumidor, petición de citas médicas, servicio postventa, atención en carretera, radio-taxi, pedidos a domicilio, salas de bingo, etcétera.
Así, como parte de la amplia gama de servicios auxiliares, y como expertos en externalización de servicios, Caralin Group ofrece, el de telefonista/operadora/teleoperadora, a fin de satisfacer las necesidades de recepción y emisión de información vía telefónica.
Personal de centralita
La realización de este servicio es llevado a cabo por personal entrenado en las prácticas habituales de locución, empatía humana y tacto comercial (protocolos, instrucciones y seguimientos).
En su caso, pueden solicitarse con conocimientos específicos de secretariado, administrativo de un sector determinado, de idiomas o de manejar diversas tecnologías analógicas y digitales. Tales como centralitas, conexiones inalámbricas, videochat, intercomunicadores, megafonía, grabación, CRM, bases de datos, control y gestión de registros, reserva de salas, envíos de emails y SMS… Asegurando así una respuesta óptima a los requerimientos planteados tanto en tareas de back-office como de front-office.
Las modalidades de contratación son flexibles y a requerimiento del cliente: por horas, por días, para un evento determinado, para una campaña, de manera habitual, servicios de posventa, mantenimiento y SAT 24/7, aseguramiento de la calidad, orientado a resultados… Igualmente, se pueden contratar in-house o a distancia, en un centro especializado de llamadas (con infraestructura de call center) o desplazarse a otras ubicaciones.
También se puede solicitar un estudio personalizado previo, estableciendo unos compromisos de resultados objetivos y cuantificables (número de llamadas emitidas, número de llamadas interesadas, porcentaje de ventas, etcétera).
El primer contacto con la empresa
Y no olvidemos que la persona que ocupa el puesto de telefonista es la encargada de tomar, anotar y transmitir mensajes y recados, comunicar la disponibilidad o no del interlocutor y proporcionar otra información relacionada.
Entre las atribuciones genéricas de este colectivo están las más típicas de efectuar y recibir llamadas telefónicas entrantes y salientes, grabar saludos de bienvenida y horario de atención, gestionar las conexiones y comunicaciones telefónicas entre los interlocutores internos y externos en la empresa, o conectar llamadas a las diferentes extensiones de la dependencia. Aunque también efectuar labores de acogida y asistencia a los visitantes de la empresa, atender al público en general y suministrar la información requerida. Su trabajo puede compaginarse con otras labores de índole administrativa como archivar documentación, ensobrar o enviar correo o pasar informes a máquina.
Pero Caralin Group quiere dar un paso más allá. Y es también capaz de proveer y atender necesidades más específicas, como la de realizar tareas de telemarketing diseñadas y establecidas, atender y emitir contactos comerciales con los clientes, siguiendo métodos de trabajo y discursos protocolizados. O recepcionar llamadas para la compra de productos o servicios previamente ofertados de acuerdo con la normativa vigente en materia de protección de datos, generación de informes siguiendo una sistematización global (en su parametrización, en la captación de información, en el formato y en las vías de comunicación de los mismos al cliente).
Un servicio imprescindible
¿Por qué es tan importante tener un servicio de recepción de llamadas bien atendido? En esta entrada, exploraremos las razones por las cuales este aspecto es esencial para el buen funcionamiento de cualquier organización.
- Primera impresión: la llamada inicial
La primera impresión es crucial en cualquier relación, y esto no es diferente en el mundo empresarial. Cuando un cliente o prospecto llama a una empresa, la forma en que se le atiende en esa primera llamada es esencial. Si la persona que responde es amable, profesional y eficiente, el cliente se sentirá valorado y tendrá una impresión positiva de la empresa desde el principio. Por el contrario, si la llamada es atendida de manera descuidada o poco profesional, es probable que el cliente tenga dudas sobre la confiabilidad de la empresa.
- Atención al cliente de calidad
Un servicio de recepción de llamadas bien gestionado es fundamental para brindar una atención al cliente de calidad. Los clientes necesitan respuestas rápidas y soluciones eficaces a sus problemas o consultas. Un personal de recepción de llamadas capacitado y bien informado puede manejar estas situaciones de manera efectiva, lo que mejora la satisfacción del cliente y fomenta la fidelización.
Más y más ventajas
- Filtro y dirección de llamadas
El servicio de recepción de llamadas también actúa como un filtro y una dirección para las llamadas entrantes. Puede ayudar a clasificar las llamadas según su importancia y urgencia, lo que permite a la empresa asignar recursos de manera eficiente. Además, puede direccionar las llamadas a la persona o departamento adecuado, evitando que los clientes sean transferidos de un lado a otro, lo que puede resultar frustrante.
- Profesionalidad y credibilidad
Una recepción de llamadas bien gestionada también agrega un toque de profesionalidad y credibilidad a la empresa. Los clientes y socios comerciales quieren saber que están tratando con una empresa seria y confiable. Un servicio de recepción de llamadas eficiente contribuye a transmitir esta imagen.
- Oportunidades de ventas y marketing
Además de brindar un servicio al cliente de calidad, un personal de recepción de llamadas puede identificar oportunidades de ventas y marketing. Pueden recopilar información valiosa de los clientes, como sus necesidades y preferencias, y aprovechar esas oportunidades para promocionar productos o servicios adicionales.
Más información en el teléfono 91 477 63 63 o por correo electrónico: administracion@caralingroup.com