Para ti, para mí y la mayoría de los trabajadores, la redacción de correos electrónicos se convierte en una actividad fundamental desde que comienza la jornada laboral. Aunque al mismo tiempo, es una tarea mecánica.
Pues bien, esta actividad, que realizamos de forma rutinaria, según ciertos estudios, supone ya una media de tres horas al día. Lo que representa 15 horas a la semana repasando y enviando el email en el trabajo, de lunes a viernes. Y al mes, suma la impactante cifra de dos días y medio, solamente revisando y despachando el correo electrónico.
Ante este escenario, resulta obvio señalar la importancia de prestar atención a los detalles que solemos pasar por alto a la hora de redactar mensajes. Con el fin de conseguir optimizar el tiempo que hemos visto que le dedicamos a esta tarea cada día. Por ejemplo, el uso del sesgo cognitivo en la redacción de correos profesionales es clave. Este consiste en las predisposiciones psicológicas o “atajos” que toma nuestra mente cuando tiene que procesar información de manera rápida para actuar en consecuencia de ello.
«Sumando el tiempo de uso diario, acabamos empleando dos días y medio al mes solamente revisando y despachando el correo electrónico».
Los sesgos cognitivos son utilizados mayoritariamente en marketing para influir en la decisión de compra del consumidor. Aunque también vivimos bajo su presencia diaria de forma inconsciente, lo que provoca que muchas de nuestras decisiones sean tomadas de manera involuntaria. De esta forma, podríamos utilizarlos a nuestro favor en el entorno laboral, para llamar la atención de los receptores con nuestros correos electrónicos; entre otros beneficios.
Empecemos a ponerlo en práctica. Por ejemplo, mostrando siempre respeto y amabilidad. La comunicación a través de correo electrónico es, en general, algo fría y aséptica. Por eso, necesitamos incluir elementos y palabras que demuestren amabilidad por nuestra parte.
Ofrezcamos una recompensa. O dicho de otro modo, beneficios que obtenga el destinatario con nuestro correo. Si a través de tu email haces sentir importante a la otra persona, le estás proporcionando una gran sensación de bienestar, y va a asociar tu mensaje a un asunto positivo.
Es fundamental huir de la duda. Este punto es clave para optimizar el tiempo que pasamos en el correo. Cuanto más claro sea tu mensaje, mucho mejor. La otra persona procesará de forma correcta la información, y de ese modo, evitarás que te escriba de nuevo para pedirte más información.
«Si llamas la atención del destinatario en el asunto o en la primera línea de contenido, verás como ganas en efectividad con tus mensajes».
Así como evitar la inconsistencia. Es decir, se coherente y dedícale un asunto diferente a cada correo electrónico que redactes. Mantener este orden ayudará posteriormente a todo el mundo a localizar y bucear por la bandeja del correo y filtrar por temas la información.
Aportemos razones. Explicar el porqué de tu correo o de tu petición provocará mayor colaboración por parte de la otra persona.
Busquemos la reciprocidad. Cuando damos siempre algo de nosotros, esperamos recibir algo a cambio. Este es otro principio psicológico que afecta a la mayoría de los seres humanos, ya que tras recibir se genera un sentimiento de deuda con la otra persona.
Y por último, fomentemos su curiosidad. Sin duda, es uno de los aspectos que más mueve al ser humano. Recuerda llamar su atención en el asunto o en la primera línea de contenido de tu mensaje, si es posible. Verás como ganas en efectividad con tus correos electrónicos.
María Gil Millán es experta en desarrollo profesional e instructora de Udemy Business.