Con toda probabilidad se trata de uno de los retos más complejos que a los que se enfrentan hoy en día los dueños de las empresas: organizar de una forma eficiente su tiempo, cuando no también el de su equipo. El tiempo –que ya para aquel sabio de la antigüedad era «oro»– se ha convertido en la actualidad en uno de los recursos más valiosos para los hombres de negocios, y precisamente por eso es un área de desarrollo profesional a la que debe prestarse atención y tratar de mejorar.
«Lo que es importante casi nunca es urgente, y lo que es urgente casi nunca es importante», escribió Dwight Eisenhower, el trigésimocuarto presidente de Estados Unido, de quien recibe el nombre el cuadro de reparto de tareas que sugerimos más adelante. Y es que este conocido mandatario lanzó durante su mandato programas llevaron al desarrollo del Sistema Interestatal de Autopistas, el lanzamiento del internet (Agencia de Proyectos de Investigación Avanzados de Defensa), la exploración del espacio (NASA) y el uso pacífico de fuentes de energía alternativa (Acto de la Energía Atómica). Antes de ser presidente, Eisenhower era un general de cinco estrellas en el ejército de los Estados Unidos, que sirvió como Comandante Supremo de las Fuerzas Aliadas en Europa durante la Segunda Guerra Mundial y fue responsable de planear y ejecutar las invasiones de África del Norte, Francia y Alemania.
Eisenhower tenía una gran habilidad para sostener su productividad no sólo durante semanas o meses, sino durante años. Y por esa razón, no es ninguna sorpresa que sus métodos para la administración del tiempo, las tareas y la productividad hayan sido estudiados por tanta gente. Porque de cómo se utilice el tiempo en la empresa va a depender en gran medida el éxito de la misma. Si su equipo de colaboradores ven al empresario siempre detrás de su ordenador, entenderán que es importante para el negocio; sin embargo, si le ven la mayor parte del tiempo con los clientes, llegarán a la inevitable conclusión de que son ellos lo verdaderamente importante para la buena marcha de la empresa.
CLASIFICAR CADA MOMENTO
Lo bueno de los asuntos profesionales y el empleo de tiempo que se les concede a diario –y es casi seguro de que podría hacerse otro tanto con las cosas de la vida– es que pueden clasificar fácilmente en alguna de estas cuatro categorías, según Eisenhower (Lee más sobre este asunto pinchando aquí):
- No es urgente y no es importante
- Es urgente, pero no importante
- Es urgente e importante
- No es urgente, pero es importante
Situaciones como atender el correo electrónico y navegar por la red, a menudo no son urgentes, ni importantes, y sí meras distracciones… Es de suma importancia evitar pasar mucho tiempo en estas actividades durante el día. Y muchas llamadas telefónicas entrarían en la categoría de urgente y no importante. El verdadero reto para el empresario es pasar el mayor tiempo posible en aquellas cuestiones de su negocio que no son urgentes, pero sí importantes. Estas son las decisiones estratégicas que determinarán que camino tomará su negocio. Como dueño del negocio, es su trabajo enfocar el tiempo disponible en estas áreas. Si no, ¿quién lo hará?
¿Y tú, cómo empleas tu tiempo? Dependiendo de esta respuesta podría vaticinarse un mayor o menor éxito de tu empresa o negocio.
Lee más sobre este asunto pinchando aquí.