Expertos en recursos humanos promueven medidas estivales para reducir la incidencia del estrés por sobrecarga de trabajo. Un mal que confiesa sufrir el 25% de los empleados en España. Las acciones a promover en verano para mejorar la eficiencia, la productividad, se basan en la gestión del tiempo, la flexibilidad, la comunicación interna y el control de la temperatura
La aplicación de la jornada intensiva en muchas empresas a lo largo de los meses de verano supone una mejora para facilitar la conciliación familiar y la racionalización de los horarios laborales y personales.
Sin embargo, persiguiendo la mayor productividad y la motivación de las plantillas, estos horarios obligan a realizar las tareas de manera diferente a cómo se completan con tipos de jornadas más habituales. Un artículo de La Vanguardia –que por su interés reproducimos parcialmente– nos muestra algunas acciones a promover en verano para mejorar la eficiencia.
Que no baje el ritmo
Según Ana Romeo, directora de Recursos Humanos de la compañía aseguradora Cigna España, “para evitar que la época estival afecte al rendimiento, es imprescindible poner a disposición de los trabajadores herramientas que les ayuden a mejorar su productividad, ayudar a nuestros empleados a distribuir sus tareas y cargas, así como también reforzar la comunicación entre los equipos y desarrollar técnicas de planificación efectiva para rentabilizar mejor el tiempo en el trabajo.
Para los especialistas de la plataforma Humans 4 Health, que implica a profesionales de Recursos Humanos de diversas compañías españolas con la prioridad puesta en la salud y el bienestar de los equipos laborales, las acciones a promover en verano para mejorar la productividad se basan en la gestión del tiempo, la flexibilidad, la comunicación interna y el control de la temperatura.
Técnicas para la gestión del tiempo
Se trata de unos mecanismos de organización que ayudan a invertir mejor el tiempo y aprender a priorizar. Éstas son las más conocidas:
- Técnica Pomodoro. Consiste en dividir la jornada laboral en pequeños tramos de 25 minutos (pomodoros). Durante este tiempo, se deben evitar las distracciones. Cuando finaliza cada tramo, se hace un descanso de 3 a 5 minutos. Cada cuatro pomodoros o bloques de 25 minutos, con sus respectivos descansos, se hace una parada más larga, de entre 15 a 20 minutos.
- Técnica Eisenhower. Su efectividad reside en crear un cuadro de tareas que diferencie lo urgente y lo importante de lo que no lo es. Así, se obtendrá lo que hay que hacer, lo que hay que delegar, lo que hay que decidir y lo que se puede posponer o eliminar.
- Kanban. Consiste en crear un cuadro donde mostrar el estatus de la tarea en todo momento. Hoy en día hay diversas herramientas tecnológicas que permiten visualizar esto, pero también se puede llevar a cabo este seguimiento mediante pizarras o pegatinas.
- Esquema GTD (Getting This Done). Esta técnica invita a crear una lista para cada tarea, basada cada una de ellas en cinco principios: recopilar, procesar (analizar qué recursos son necesarios), organizar (clasificar tareas en: acciones próximas, proyectos, en espera, algún día, etc.), revisar y ejecutar.
- Técnica Seinfeld. Se basa en elaborar un gran calendario y trazar un cronograma con las tareas para cada día, tratando de alcanzar siempre la meta. Se debe tener en un lugar muy visible para que el trabajador se sienta motivado y evite romper la cadena.
Mejorar la eficiencia
Según el último estudio de Cigna, ‘360 Wellbeing Survey 2019: Well and Beyond’, el 25% de los empleados que sufren estrés lo achacan a que tienen demasiada carga laboral (la primera según el estudio).
Por ello, en estos meses veraniegos en los que el volumen de trabajo desciende, es un buen momento para fomentar la flexibilidad laboral y para llevar a cabo una redistribución del trabajo. Esto facilitará que, en septiembre, cuando aumente la carga laboral, se retome la actividad con las pilas cargadas y el ánimo necesario para emprender nuevos proyectos.
Una comunicación fluida entre el equipo hace más fácil saber en qué tarea se debe estar en cada momento, si hay algo urgente que haya que reforzar entre más empleados, si se puede dejar para otro momento o eliminarlo de la lista de pendientes.
La temperatura ambiente en la oficina durante el verano es clave para el confort de los empleados. Según el Instituto Nacional de Seguridad e Higiene en el Trabajo, la temperatura óptima en los puestos de trabajo debe encontrarse entre los 23 y los 27 grados, mientras que el RITE (Reglamento de Instalaciones Térmicas en Edificios) recomienda 23-25 grados.