Llevar a cabo una reforma en las instalaciones de una organización puede ser una tarea compleja, especialmente cuando se intenta que el trabajo diario no se vea afectado. Sin embargo, con la estrategia adecuada, es posible realizar mejoras importantes en las instalaciones sin que ello conlleve interrupciones significativas en sus actividades.
En este sentido, el primer paso es planificar las obras con un enfoque que minimice el impacto en los empleados y en la producción. Para eso, hay que realizar un análisis detallado de los horarios y ritmos de trabajo de la empresa. Por ejemplo, procurando efectuar las obras fuera del horario laboral, durante los fines de semana o en periodos de menor actividad, como puede ser el verano o las vacaciones de los empleados.
Además, la comunicación juega un papel esencial en este proceso. Informar de manera anticipada al personal sobre las fechas y la naturaleza de las obras permitirá ajustar sus tiempos y distribuir las tareas de forma eficiente. Esto también evita sorpresas y malentendidos.
Otro aspecto clave es asegurar que el acceso a las áreas no afectadas por las reformas se mantenga libre y bien señalizado, para que los empleados o clientes puedan continuar con sus actividades sin mayores inconvenientes.
Técnicas para dividir la reforma en fases
Dividir la reforma en fases bien estructuradas es una técnica eficaz para gestionar el proyecto de manera gradual, permitiendo que las operaciones continúen sin interrupciones. Esto implica realizar primero aquellas mejoras que afecten a las áreas de menor tráfico o aquellas que sean menos críticas para el negocio, reservando para etapas posteriores los trabajos en zonas de mayor uso.
Por ejemplo, si se trata de la reforma de una oficina, las fases podrían dividirse por departamentos o espacios físicos: primero las áreas comunes o salas de reuniones, luego los despachos de dirección, y finalmente, las áreas más utilizadas por el personal, de manera que el flujo de trabajo no se vea gravemente interrumpido.
Planificar estas fases teniendo en cuenta la carga de trabajo de la empresa y los plazos de entrega también garantiza que las mejoras no afecten el rendimiento empresarial. De este modo, se permite que cada parte de la reforma se realice de manera más ordenada, y los empleados puedan seguir trabajando mientras las obras avanzan en otras áreas.
Importancia de la coordinación en la gestión de las obras
Una reforma exitosa que no interrumpa el funcionamiento normal de la empresa requiere una gestión de obra eficiente, en la que la coordinación entre todas las partes involucradas sea impecable. En este sentido, el papel del gestor de facility management es clave, pues se encargará de supervisar todas las fases del proyecto, desde la planificación hasta la ejecución, asegurando que los plazos se cumplan y que cualquier imprevisto se resuelva rápidamente.
La correcta coordinación entre los proveedores, contratistas y el personal interno de la empresa también es necesaria. Establecer un canal de comunicación eficaz entre todos ellos reducirá el riesgo de retrasos y facilitará la resolución de problemas en tiempo real.
Por último, la flexibilidad en la planificación es otro aspecto a tener en cuenta. Toda vez que los imprevistos son comunes comunes en todo tipo de reformas, por lo que contar con un plan alternativo permitirá resolver cualquier contratiempo sin que esto afecte de manera significativa el cronograma establecido.
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