«Usar el email marketing para tus eventos aumenta la satisfacción de los asistentes», Lidia Castillejo #frentealespejo

Lidia Castillejo

Llevo más 15 años dedicándome al email marketing, pero nunca hasta la pandemia había visto tantos envíos relacionados con eventos; virtuales, claro. De repente, cualquiera montaba un webinar y buscaba desesperadamente asistentes. Aquella situación fue excepcional en muchos sentidos y sirvió para llenar listas de contactos con la misma facilidad con la que se desinflaron después.

Hay muchas formas para conseguir una base de datos de personas interesadas en lo que hace una empresa. Pero creo que los eventos son los que mejor demuestran que el email marketing contribuye aproporcionar una buena experiencia al usuario. El motivo es muy sencillo: cubre todos los momentos de relación con él. Así se transmite estabilidad y se gana su confianza.

Cuando se organiza un evento, el email marketing sirve para enviar campañas de promoción para captar asistentes; para gestionar los registros; para comunicar sus novedades; y para hacer un seguimiento una vez ha finalizado.

Piensa en el último evento al que fuiste. Puede ser de cualquier tipo: un congreso, una reunión de networking después del trabajo, la inauguración de una tienda en tu barrio… o un webinar. Intenta recordar cómo se utilizó el correo electrónico durante todo el proceso. ¿Te pareció que te ayudaba o más bien te molestaba?

Yo también he vivido todas las posibilidades que te puedas imaginar. Pero cuando se trata de ayudar a mis clientes, lo primero que les recomiendo es planificar los envíos pensando en la satisfacción de los asistentes. No siempre hay que ser comercial, también hay que informar y ponerles las cosas fáciles.

«Recomiendo a mis clientes planificar los envíos de email marketing pensando en la satisfacción de los asistentes: no siempre hay que ser comercial, sino informar y ponerles las cosas fáciles».

Pongamos un ejemplo. Imagínate que vas a asistir como expositor a una feria de tu sector. Es un momento importante, porque de ello dependen muchos acuerdos comerciales. ¿Cómo puedes aprovechar el email marketing sin presionar a los clientes, haciendo que huyan despavoridos en lugar de asistir con ganas?

Vamos con algunas pistas. Como avisar con tiempo para que se organicen la agenda, segmentando primero a los clientes que más te interese que asistan. O dándoles un trato VIP, desde el asunto (“Invitación exclusiva”) a la llamada a la acción (“Reserva prioritaria”).

Incluyendo también la información básica que necesiten saber y enlazándola a una landing page con todos los detalles. Y destacando algún motivo especial que haga irresistible asistir, como una primicia en un producto o servicio estrella.

Se deben ofrecer incentivos, como invitaciones, descuentos o libertad de horarios para eliminar objeciones. Y añadir elementos visualmente atractivos, como fotografías o vídeos de eventos anteriores; y también prácticos, como un botón para añadir el evento al calendario o iconos de redes sociales para que lo compartir la información.

«Cuidando los detalles, se aumenta la satisfacción del receptor. Y gracias a la personalización del email marketing se puede elegir muy bien a quién se dirige cada mensaje».

Insistir, solo a quienes no hayan abierto el primer mensaje; eso sí, cambiando los argumentos y mostrando contenidos nuevos que les puedan interesar. Y alguna llamada de última hora, pero solo a quienes lo hayan abierto –pero no respondido–, dándoles motivos racionales y emocionales para ir.

Y recuerda unos días antes a los que han confirmado que les esperas con ilusión y ganas de contarles grandes novedades para evitar cancelaciones. Lo mismo que has de agradecerles su asistencia el día posterior, para hacer un seguimiento de las propuestas que quedaron abiertas o de las cerradas.

En mi experiencia, cuidando los detalles aumenta la satisfacción de los asistentes. Y gracias a la personalización del email marketing puedes elegir muy bien a quién diriges cada mensaje. Así te aseguras de que no se dan de baja antes del evento, porque no es de su interés; ni después del evento, porque querrán seguir sabiendo más sobre las acciones de la empresa.


Lidia Castillejo es experta en email y SMS Marketing y responsable de Desarrollo de Negocio de Acrelia News.