El cumplimiento normativo o compliance legal es un procedimiento que consiste en establecer las políticas y procedimientos adecuados para garantizar que la empresa cumple con el marco normativo establecido. Estas acciones deben involucrar a jefes, empleados de cualquier nivel e incluso contratados temporales vinculados a la empresa. Se trata de asesorarse, vigilar y detectar cualquier riesgo potencial de incumplimiento legal en la compañía.
Es importante para las organizaciones que, además de fijar y alcanzar los objetivos que establezcan, presten atención al deber que tienen de cumplir con una serie de asuntos o requerimientos legales. Dentro del marco normativo al que las empresas están expuestas, existen dos procedimientos o ámbitos que pueden ser voluntarios y depender de la empresa (código ético) o ser de cumplimiento obligatorio (requerimiento externo).
El cumplimiento normativo, lo primero
No sólo hay que considerar las normas legales, sino que también hay que prestar atención y deben incluirse en el marco normativo las políticas internas, los compromisos que la compañía asume con clientes o proveedores y, sobre todo, los códigos éticos que la empresa establezca.
El cumplimiento normativo busca el respeto escrupuloso a la ley y a los códigos de la propia empresa. Para garantizar que no se infrinjan las normas, un departamento de cumplimiento normativo se encargará de evitar que se cometan delitos en el seno de la empresa. El equipo de cumplimiento normativo deberá diseñar unas políticas y procedimientos que deberán respetarse en el día a día de la empresa para impedir actuaciones delictivas y sanciones legales por infringir la ley.
El cumplimiento debe ser parte de la cultura de la organización. No sólo será responsabilidad de los miembros del equipo de cumplimiento, también deberá ser interiorizado por los empleados de la empresa.
Funciones del cumplimiento normativo
Basicamente son dos:
- La prevención: Evitar los riesgos. Se identifican los posibles riesgos de incumplimiento de las normas, se definen los controles y se forma a los empleados y directivos en el cumplimiento normativo.
- La detección: Hallar las deficiencias en los controles de cumplimiento de las normas.
Asi, se trata de un responsable/departamento interno o de una empresa contratada a tal efecto, debe informar permanentemente a la dirección sobre los riesgos de incumplimiento de las normas, las deficiencias en los sistemas de detección y las medidas correctoras que se vayan a proponer.
Fruto de todo este desarrollo normativo ligado a las nuevas situaciones de corrupción e ilegalidad, en 2015, se publico una normativa internacional que establece unos estándares a cumplir por todas las empresas que quieren garantizar que en su organización se cumple con el marco normativo. Se trata de la norma UNE-ISO 19600:2015, que se conviertio desde entonces en el principal referente de las normas dedicadas a la gestión del cumplimiento normativo.
Una norma que crea el estandar
Esta normativa está basada en el ciclo de Deming o espiral de mejora continua, que establece que todo proceso, para tener unos resultados de calidad, debe pasar por cuatro fases fundamentales: planificar, hacer, controlar y actuar.
Es un proceso que debe su nombre a Edwards Deming y sirve a las empresas para mejorar sus resultados, productos y servicios, de manera que logran ser más eficientes y productivas en el desarrollo de sus actividades. Es una metodología muy propia de sistemas de calidad como los que se verán más adelante y los cuales tienen una gran relación con esta norma de compliance legal.
Esta norma es un apoyo para las empresas, que podrán conocer los principales riesgos a los que se encuentran expuestas y cómo deben actuar para cumplir con toda la normativa que les afecta. Esta norma presenta una serie de ventajas:
- Se configura como una referencia internacional que marca las pautas a seguir en materia de gestión del cumplimiento legal.
- Es una gran ayuda para gestionar el riesgo penal.
- Se puede aplicar a todo tipo de organizaciones, sin restricciones, e, incluso, puede complementar a otras normativas que también contemplen la gestión del cumplimiento legal.
¿Que compcumplimiento normativorende la UNE-ISO 19600:2015?
Un aspecto importante es conocer qué comprende esta norma e información incluye:
- En su desarrollo, establece las principales directrices para implantar, evaluar, mantener y mejorar los sistemas de gestión del cumplimiento de forma eficaz y lograr un buen nivel de respuesta por parte de la empresa.
- Una serie de consejos sobre aquellos elementos que una organización debe incorporar para garantizar que cumple con su política de cumplimiento de requisitos legales y puede asumir las obligaciones que derivan de este cumplimiento.
- El detalle de la importancia que adquieren la actualización y el reciclaje profesional para los expertos que desarrollan el cargo de Compliance Officer en las organizaciones, sobre todo, cuando acontecen modificaciones normativas o legislativas que puedan afectar a la actividad en la empresa.
- Procedimientos para facilitar la integración de todo lo que implica el cumplimiento legal en la evaluación del desempeño de los trabajadores, así como la supervisión y el control de los acuerdos de contratación de la empresa que aseguren que incorporan las premisas propias de este cumplimiento.Esta normativa debe ser adecuadamente implantada por los responsables del cumplimiento legal en la empresa, como si de cualquier otra norma se tratase. De hecho, es una normativa plenamente compatible con otras normas propias, como la ISO 9001 o ISO 14001.
Otro estandares de calidad
¿En qué aspectos se complementa esta normativa con la normativa citada?
- La ISO 1400, que establece los requisitos medioambientales para asegurar que las empresas reúnen los estándares de respeto al entorno, tiene una gran relación con la ISO 19600, ya que toda la normativa relativa al medio ambiente ha sido objeto de creciente interés y obligado cumplimiento para las empresas. De hecho, esta norma, basada en estándares del medio ambiente, permite servir de guía en las cuestiones relacionadas con la protección ambiental, minimización de los impactos en el entorno inmediato de la organización, etcetera.
- En relación con la norma ISO 9001, de calidad, también se establece una adecuada complementariedad. De esta forma, la normativa de calidad asegura que se adaptan los servicios y productos a unos criterios básicos de calidad. Por tanto, todos estos aspectos favorecen la puesta en marcha de la norma que regula el cumplimiento de requisitos legales y hace que todas estas normas tengan un mejor encaje en la organización.