Crear y establecer hábitos, rutinas de trabajo, facilita el desarrollo de la jornada y la consecución de los objetivos fijados. En ste sentido, las herramientas de gestión de la actividad son grandes aliadas para mantener el foco en las tareas y para gestionar el tiempo y el progreso de las tareas.
Terminar la jornada laboral y comprobar que varias tareas quedan pendientes, resulta frustrante. Si sucede a menudo, es evidente que existe un problema de rutinas de trabajo. Y el rendimiento y la productividad están en peligro. Pasar horas y horas frente a la pantalla de ordenador es un desafío para la concentración, capacidad de organización y la disciplina laboral.
Si a ello le añadimos el año y medio que llevamos de pandemiay la rapidísima transición al teletrabajo que hemos asumido, vemos que aún hay mucho por hacer y aprender en este ámbito laboral.
La dichosa gestión del tiempo
Por otra parte, diversos estudios confirman que un amplio número de trabajadores emplea momentos de su jornada laboral para realizar búsquedas privadas en la web. Cuando se convierte en práctica habitual, supone demasiado tiempo restado al trabajo y repercute en los objetivos propios y generales.
Conscientes de estos riesgos, las empresas intentan anticiparse al problema. La ley permite a éstas revisar los correos enviados por la plantilla o las búsquedas que se realizan en internet. Sin embargo, la mayoría de las empresas basa su relación con los empleados en la confianza mutua y el chequeo continuo de resultados y objetivos.
«Una alternativa eficaz a esos métodos es introducir herramientas de gestión del tiempo y la actividad laboral. Cuando hay un software que brinda ayuda al empleado para llevar a cabo su tarea aportándole beneficios personales y profesionales, la empresa también gana. Todos ganan, de hecho, porque se puede tener el control constante del tiempo, de las tareas y de la ruta hacia los objetivos. Esta visión continua de la situación permite corregir y actuar sobre la marcha para alcanzar la meta prevista», asegura Joan Pons, CEO de Effiwork. La firma responsable de una aplicación que permite gestionar de forma más eficiente el desempeño de los empleados, mejorar la productividad y eliminar las barreras a la implantación de políticas de teletrabajo en las organizaciones.
Buenas rutinas de trabajo
En las rutinas de trabajo también está parte del éxito. Si cada día se siguen una serie de hábitos, de buenas prácticas laborales para evitar la dispersión y la falta de foco, mejorará exponencialmente el rendimiento profesional.
- Organizar la jornada. Invertir diez minutos para ordenar la jornada es muy eficaz y compensa. Si no planificamos las tareas del día, caeremos en el caos. Lo ideal es ir tema por tema y avanzar cuando se ha cerrado el anterior. Contar con una herramienta de planificación de funciones facilita la organización y desarrollo del trabajo distribuyendo cada tarea y controlando que no nos desviamos del objetivo.
- Revisar objetivos. Repasar a diario las metas establecidas ayuda a confirmar si la planificación diseñada está alineada con esos objetivos. En caso afirmativo seguiremos adelante. Si no es así, estaremos cada día a tiempo de corregir el rumbo y trazar nuevas rutas, lo que se traduce en eficacia. Este hábito mantenido en el tiempo permite conservar el foco centrado en lo que interesa.
- Establecer prioridades. Y seguirlas a rajatabla. Entre lo importante y lo urgente, es necesario no dejarse atrapar por la vorágine del día a día. Hay que programar un tiempo de trabajo en tareas importantes pero no urgentes. Si continuamente estamos apagando fuegos, nunca terminaremos nuestra labor y se perderá un tiempo irrecuperable. Una clave para diferenciar mejor: todo lo que tiene que ver con lo importante nos acercará a nuestros objetivos a largo plazo.
Asimismo, es vital identificar los ladrones de tiempo o aplicaciones improductivas, descartarlas y priorizar el uso de aquéllas que fomentan la productividad y favorecen la consecución de objetivos. Los sistemas de medición de productividad ayudan en este sentido, ya que son un instrumento idóneo para eliminar esos factores negativos que impiden aprovechar el tiempo y optimizar la gestión.
Un pulso a la dispersión
- Decir que no. Si logramos decir que no a lo que quita tiempo y no aporta nada, estaremos avanzando hacia nuestras metas. Utilizar el no con asertividad refuerza la autoestima y libera de cargas inútiles. La clave es ser capaces de identificar si lo que nos están pidiendo nos resta o nos beneficia, y darnos cuenta de que cuando decimos sí a todo estamos diciendo no a nuestro trabajo.
- Multitarea, sólo a veces. Simultanear funciones ha estado sobrevalorado. Mantener el foco en varias prioridades al mismo tiempo es difícil y afecta a los resultados y al rendimiento, aumenta la frustración y la insatisfacción. Cuando hay varias prioridades en juego, lo más común es que la más importante sea sacrificada.
- Delimitar plazos concretos. Asignar un tiempo determinado a cada tarea agilizará las jornadas laborales. Teniendo claro el orden y el tiempo, evitamos procrastinar y olvidarnos incluso de tareas por no tener fechas de finalización. Ciertos sistemas avanzados de gestión de la actividad facilitan esta función y cuentan con alertas que recuerdan los plazos de realización de los proyectos y avisan si se está retrasando el objetivo.
- Planificar pausas. Son necesarias para descansar, mantener la concentración y volver al trabajo con ganas y nuevas ideas. Cada tres o cuatro horas son suficientes quince minutos. No confundir pausas las interrupciones como llamadas, alertas de mensajes, emails, conversaciones, etc., que secuestran nuestra atención por un tiempo.
- Lo más ligero sale antes. Seguir esta norma alivia la carga de trabajo y produce un efecto psicológico positivo, ya que al ver que se resuelven tareas pendientes, la motivación aumenta. Tras haber organizado la jornada, se estima el esfuerzo y dedicación que requiere cada cometido. Lo que mejor funciona es despachar en primer lugar las que exigen menos energía y menos tiempo. Dos o tres tareas concluidas mejoran la perspectiva y el ánimo para continuar el resto del día.
Descansar para volver a la carga
- Mail bajo control. El correo electrónico es uno de los mayores enemigos del rendimiento y la productividad. Lo mejor es cerrarlo y consultarlo dos o tres veces durante la jornada. Si pensamos que, además, cada empleado suele revisar también sus cuentas personales, el tiempo restado a la jornada laboral es considerable, un 28%, según la consultora McKinsey. Una auténtica amenaza para la productividad cuando, por otra parte, el 80% de los correos que llegan son totalmente descartables.
Cuatro consejos para gestionar el correo: desactivar las alertas de entrada, eliminar suscripciones que no interesen, configurarlo para no perder los correos importantes y desviar directamente los irrelevantes. Por último, aplicar el principio de «sólo una vez», es decir, al abrir los correos, decidir rápidamente qué hacer con cada uno sin posponerlo. - Descanso y técnicas de concentración. Rendimiento y productividad dependen también de un buen descanso y de la capacidad de concentración. Establecer rutinas y métodos de trabajo eficaces contribuye a que no se alarguen las jornadas laborales al tiempo que promueve la desconexión digital. Imprescindible también dormir las 7 u 8 horas diarias que es lo aconsejable. Respecto a la concentración, hay numerosas técnicas para potenciarla. Meditar es una de ellas. Sencilla, natural y eficaz, también rebaja la ansiedad y elimina tensiones. Apenas 5 o 10 minutos diarios tendrán un efecto relevante.
Para facilitar y promover el derecho a la desconexión digital, sobre todo durante el teletrabajo, y las jornadas laborales interminables, es clave incorporar sistemas que cuenten con alarmas o avisos de desconexión programada. De este modo se evitará la realización de horas extras que pueden generar agotamiento laboral y tecnoestrés.